Kebanyakan orang menggunakan istilah “memo” dan “surat” secara bergantian, tetapi ada perbedaan antara kedua jenis dokumen tersebut. Memo biasanya lebih pendek dan lebih informal, sedangkan surat lebih panjang dan lebih formal. Memo sering digunakan untuk komunikasi internal di dalam perusahaan, sedangkan surat lebih sering digunakan untuk komunikasi eksternal, seperti dengan pelanggan atau klien. Mari kita lihat lebih dekat perbedaan antara memo dan surat.
Apa itu Memo?
Memo adalah jenis pesan singkat yang biasanya digunakan untuk komunikasi bisnis. Mereka umumnya digunakan untuk mengkomunikasikan informasi dalam suatu organisasi dan dapat dikirim melalui email, hard copy, atau bahkan pesan teks. Memo biasanya memiliki beberapa komponen utama, termasuk judul yang menyertakan nama pengirim dan informasi kontak, baris subjek, dan isi pesan singkat. Badan pesan memo dapat bervariasi bergantung pada tujuan memo, tetapi sering kali menyertakan informasi seperti pengumuman, permintaan, atau pembaruan. Memo bisa formal atau informal, tetapi harus selalu jelas dan ringkas agar dapat mengomunikasikan informasi yang diinginkan secara efektif.
Apa itu Surat?
Surat adalah jenis komunikasi tertulis antara dua pihak, biasanya terdiri dari kop surat, tanggal, salam, paragraf isi, penutup, dan tanda tangan. Kop Surat biasanya mencantumkan nama dan alamat pengirim, sedangkan tanggal biasanya dicantumkan setelah Kop Surat. Salam adalah salam (misalnya, “Dear Mr. Smith”), dan paragraf isi berisi pesan dari Surat tersebut. Penutupnya berupa pernyataan singkat (misalnya, “Hormat kami”, “Salam Hormat”, dll.), dan tanda tangannya mencantumkan nama dan jabatan pengirim. Surat dapat dikirim melalui email, faks, atau surat biasa.
Perbedaan antara Memo dan Surat
Memo dan surat melayani tujuan yang berbeda. Memo lebih pendek dan kurang formal daripada surat. Mereka biasanya digunakan untuk berkomunikasi di dalam organisasi, sedangkan surat digunakan untuk berkomunikasi dengan orang di luar organisasi. Memo tidak perlu dialamatkan kepada orang tertentu, tetapi surat biasanya memiliki penerima tertentu. Memo dapat dikirim secara elektronik, sedangkan surat biasanya perlu dicetak dan dikirim. Memo biasanya tentang informasi faktual, sedangkan surat sering berisi pendapat atau perasaan. Jika ragu, berbuat salah di sisi formalitas dan kirim surat.
Kesimpulan
Memo dan surat adalah bentuk komunikasi profesional, tetapi memiliki tujuan yang berbeda. Memo digunakan untuk berbagi informasi dengan cepat di antara rekan kerja, sedangkan surat lebih formal dan dapat digunakan untuk berbagai tujuan, seperti berterima kasih kepada seseorang atau meminta maaf. Mengetahui perbedaan antara kedua jenis huruf ini akan membantu Anda memilih format yang tepat untuk pesan Anda.