Standar di ruang kerja dan budaya organisasi telah berubah secara signifikan di Belanda akhir-akhir ini. Apa yang dianggap tidak normal kini telah menjadi normal baru bagi banyak pekerja dan perusahaan. Dalam beberapa tahun terakhir, tren kantor virtual telah mendapatkan momentumnya. Perusahaan merangkul kantor virtual karena mereka menghemat banyak biaya. Selain itu, maraknya gig economy juga berdampak. Karyawan juga melihat keuntungan dalam tren tersebut, mengingat kebebasan yang menyertainya. Tapi apa perbedaan antara kantor virtual dan kantor fisik?
Apa itu Kantor Virtual?
Dalam kebanyakan definisi, kantor virtual adalah mode operasi yang digunakan oleh bisnis yang memungkinkan karyawan mengakses ruang kerja jarak jauh untuk aktivitas terkait pekerjaan tanpa perlu sewa kantor yang lama. Dengan kantor virtual, karyawan memiliki akses ke ruang rapat, layanan penjawab telepon, dan konferensi video. Kantor virtual menjadi populer di kalangan bisnis kecil dan perusahaan baru di Randstad. Tren ini dipercepat oleh pengembangan layanan perpesanan dan aplikasi konferensi video.
Perusahaan yang menggunakan kantor virtual diuntungkan dengan:
- Overhead Lebih Rendah- Dengan menggunakan kantor virtual di Amsterdam atau lokasi mahal lainnya, perusahaan dapat menurunkan biaya ruang kantor secara signifikan. Uang ini kemudian dapat digunakan untuk manajemen dan pemasaran atau dibayarkan sebagai dividen.
- Lebih Sedikit Konflik Kantor- Karena semuanya ditangani melalui aplikasi perpesanan online dan konferensi video, karyawan dapat menjadi produktif tanpa banyak konflik yang mungkin terjadi di kantor fisik.
- Lebih sedikit kebutuhan untuk manajemen – Dengan kantor virtual, perusahaan tidak memiliki banyak biaya manajemen, karena kantor virtual membebaskan Anda dari kekhawatiran Anda di bidang ini.
- Tingkatkan produktivitas – Kantor virtual mengarah pada peningkatan produktivitas karyawan. Kurangnya perjalanan juga menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas karyawan.
- Peningkatan Fleksibilitas- Karena karyawan tidak harus bekerja dari kantor fisik, mereka lebih fleksibel untuk bekerja dari mana saja selama mereka menyelesaikan pekerjaan.
- Ekspansi Mudah – Dengan kantor virtual, perusahaan dapat dengan mudah melakukan ekspansi ke lokasi lain karena tidak perlu pindah ke kantor yang lebih besar.
Namun, virtual office memiliki beberapa kekurangan, antara lain:
- Kurangnya ruang kantor fisik- Sementara banyak bisnis beradaptasi untuk bekerja tanpa ruang fisik, beberapa bisnis mungkin tidak berkelanjutan tanpa menggunakan ruang kantor.
- Kurangnya Struktur- Saat bekerja di kantor virtual, perusahaan harus memiliki struktur yang diikuti dengan ketat. Kurangnya hal ini dapat menyebabkan berkurangnya produktivitas karyawan.
- Kurangnya konektivitas dan kebersamaan antar karyawan – Kantor virtual mengurangi kontak antar karyawan. Dengan demikian, tidak mungkin ada ikatan dan kepercayaan serta persahabatan yang ada di kantor fisik. Perusahaan harus mempromosikan budaya yang meningkatkan interaksi dan konektivitas.
- Gangguan- Kantor virtual sering menyebabkan gangguan. Bekerja dari rumah atau kedai kopi seringkali menimbulkan banyak gangguan yang dapat menurunkan produktivitas.
Apa itu kantor fisik?
Dalam kebanyakan definisi, ini adalah penyiapan dengan lokasi kerja terpusat untuk tugas sehari-hari dalam lingkungan bisnis. Terlepas dari hype seputar kantor virtual, banyak perusahaan masih memilih untuk tetap menggunakan opsi kantor fisik. Pilihannya sangat bergantung pada jenis bisnis, budaya, dan sumber daya yang tersedia.
Alasan utama kantor fisik lebih disukai adalah kemampuan untuk menyediakan ruang di mana karyawan dapat memisahkan pekerjaan mereka dari aspek kehidupan lainnya. Kantor fisik juga membuktikan suasana yang menginspirasi dan memperkuat tujuan organisasi.
Keuntungan dari kantor fisik adalah:
- Perusahaan mendapatkan ruang dan pandangan profesional- Dengan kantor fisik, perusahaan memiliki tempat fisik di mana pelanggan dapat mengunjungi dan mengadakan pertemuan. Bisnis dengan kantor fisik mendapat manfaat dengan menciptakan koneksi dengan pelanggan dan mengembangkan merek.
- Kontrol atas lingkungan kantor- Kantor fisik memberi perusahaan kendali atas lingkungan bisnis. Juga mudah untuk mengatur struktur dan budaya perusahaan.
- Kemudahan kolaborasi dan komunikasi antar karyawan- Karyawan yang berbagi ruang kerja fisik dapat dengan mudah berkolaborasi dan bertukar ide.
- Itu memudahkan untuk melacak kinerja karyawan
- Ini membantu karyawan mengembangkan keterampilan sosial
Di sisi lain, kerugian dari ruang kantor tetap adalah:
- Mahal – Sewa kantor bisa mahal, terutama di ibu kota Amsterdam, belum lagi perabot kantor, perlengkapan, perlengkapan, dan biaya overhead lainnya.
- Ini membatasi perusahaan untuk mempekerjakan orang di lokasi tertentu. Sementara karyawan memiliki pilihan untuk pindah ke lokasi yang dekat dengan kantor, tidak semua orang cukup fleksibel untuk melakukannya. Dengan demikian, perusahaan pada akhirnya akan kalah saat merekrut talenta secara global.
- Ini dapat membatasi kinerja karyawan, terutama karena perjalanan jauh ke tempat kerja
Kemiripan antara kantor virtual dan kantor fisik
- Keduanya ditujukan untuk peningkatan produktivitas karyawan
Perbedaan antara kantor virtual dan kantor fisik
Kantor virtual menawarkan kemungkinan untuk menggunakan ruang kerja jarak jauh dan akses ke aktivitas terkait kantor tanpa perlu sewa kantor yang lama. Di sisi lain, kantor fisik menawarkan kemungkinan lokasi kerja terpusat untuk tugas sehari-hari di lingkungan perusahaan.
Biaya
Dengan kantor virtual, perusahaan membayar biaya ruang kantor yang jauh lebih rendah. Juga karena, misalnya, ruang rapat bisa dipakai bersama. Pada saat yang sama, kantor bata-dan-mortir memiliki banyak biaya karena kantor menanggung biaya pembelian perabot kantor, perlengkapan, peralatan, dan biaya overhead lainnya, belum lagi biaya sewa yang tinggi.
perjalanan
Dalam lingkungan kantor virtual, karyawan tidak harus pergi ke kantor setiap hari. Karyawan di lingkungan kantor fisik melakukannya. Dalam beberapa tahun terakhir, karyawan semakin pindah untuk tinggal lebih jauh dari pekerjaan mereka.
Fleksibilitas
Kantor virtual memberi karyawan fleksibilitas untuk bekerja dari mana saja. Kantor fisik tidak menawarkan fleksibilitas ini.
Kolaborasi dan komunikasi karyawan
Kantor virtual tampaknya menyebabkan kurangnya koneksi, kepercayaan, dan persahabatan karena sedikitnya kontak dengan karyawan lain. Di sisi lain, terdapat kemudahan kolaborasi dan komunikasi antar karyawan yang bekerja di kantor fisik.
Ringkasan Kantor Virtual vs. Kantor Fisik
Meskipun kantor virtual dan kantor fisik sama-sama memiliki manfaat, Anda perlu memastikan bahwa opsi yang dipilih berfungsi secara optimal. Mempertimbangkan ukuran tim Anda, sifat perusahaan, ketersediaan modal, budaya perusahaan dan tim, belum lagi gaya hidup dan preferensi. Jika Anda memilih kantor virtual, Anda meningkatkan dan mempertahankan produktivitas karyawan dengan menyediakan struktur.