Perbedaan utama: Surat penawaran dan surat konfirmasi, keduanya adalah dokumen penting dalam proses rekrutmen. Jika kandidat ditemukan cocok untuk perusahaan, surat penawaran diberikan kepada kandidat. Itu menyebutkan rincian seperti posisi dan gaji yang ditawarkan oleh perusahaan. Di sisi lain, surat konfirmasi diberikan kepada karyawan yang telah berhasil menyelesaikan masa percobaannya dan perusahaan mempekerjakannya sebagai karyawan tetap perusahaan.
Perekrutan dapat mengikuti serangkaian langkah. Itu semua tergantung pada perusahaan untuk memilih pola tertentu untuk siklus perekrutan. Namun, langkah dasarnya tetap sama untuk hampir setiap perusahaan. Surat-surat memainkan peran penting dalam perekrutan atau siklus perekrutan. Surat-surat ini adalah surat resmi yang diberikan atas nama perusahaan kepada karyawan untuk menyampaikan beberapa informasi penting. Surat penawaran dan surat konfirmasi adalah dua surat tersebut.
Mari kita cari dulu tentang surat penawaran. Jika seorang kandidat berhasil menyelesaikan semua putaran wawancara dan proses seleksi, maka ia cocok untuk profil pekerjaan tertentu. Perusahaan dalam hal itu, menawarkan pekerjaan kepadanya. Tawaran pekerjaan diringkas dalam surat penawaran. Surat ini berisi rincian seperti profil pekerjaan, paket, insentif lainnya, dll. Selain itu, surat penawaran biasanya meminta kandidat untuk menyerahkan dokumen yang diperlukan dan salinan bersertifikat.
Ini juga dapat berisi informasi masa percobaan atau masa pelatihan yang harus dilayani oleh seorang kandidat di perusahaan. Masa percobaan adalah waktu ketika kinerja kandidat atau karyawan diawasi dan jika ia ternyata cocok dalam semua hal maka ia dikonfirmasi untuk pekerjaan itu.
Konfirmasi membawa banyak manfaat. Secara umum, paket gaji karyawan yang dikonfirmasi lebih besar daripada karyawan dalam masa percobaan. Karyawan yang dikonfirmasi mungkin mendapatkan lebih banyak insentif seperti medis, dll. Konfirmasi juga berarti bahwa perusahaan mengharapkan karyawan memiliki hubungan jangka panjang dengan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan mengeluarkan surat konfirmasi kepada karyawan yang menyatakan bahwa pekerjaannya sekarang dikonfirmasi.
Surat ini juga memuat perincian tentang manfaat dikonfirmasi. Ini juga dapat menyatakan perubahan gaji, jika ada. Surat ini mencakup semua manfaat yang sekarang menjadi hak kandidat. Peran dan tanggung jawab juga dapat diperluas setelah konfirmasi dan karenanya, ini juga disebutkan dalam surat itu.
Di sisi lain, selama masa percobaan, jika kandidat tidak dapat membuktikan dirinya cocok untuk pekerjaan tertentu, maka surat konfirmasi tidak diberikan kepada kandidat. Masa percobaan diperpanjang atau pekerjaan dibatalkan. Jika masa percobaan diperpanjang, maka masih seorang karyawan mendapat kesempatan kedua untuk membuktikan dirinya. Setelah berhasil menyelesaikan periode perpanjangan, kandidat masih bisa mendapatkan surat konfirmasi.
Surat-surat ini adalah dokumen resmi yang digunakan sebagai korespondensi antara seorang kandidat atau karyawan dan perusahaan. Dengan demikian, sangat penting bahwa seseorang harus membaca dengan benar syarat dan ketentuan serta setiap detail yang disebutkan dalam surat sebelum membuat keputusan. Surat penawaran yang baik harus dapat menggoda calon yang memenuhi syarat. Surat konfirmasi harus dapat memberikan semua perincian tentang konfirmasi dengan jelas.